Isikuandmete töötlemise põhimõtted Järva Vallavalitsuses

Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmetena käsitleme kõiki andmeid, mis kasvõi kaudseltki on füüsilise isikuga seostatavad (nt nimi, isikukood, elukoha või e-posti aadress, telefoni number, ID-kaardi number, sünnikuupäev, foto jne).

Isikuandmed ei ole juriidilise isiku ja tema esindaja andmed, sh asukoha aadress, esindaja nimi ja ka telefoninumber, kui see kattub nt isikliku numbriga.

Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, nagu kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine.

Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27. aprilli 2016 määrusest (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest isikuandmete töötlemisele, teatud juhtudel isikuandmete kaitse seadusest ja avaliku teabe seadusest.

Püüame ka oma sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks.

 

1. Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Järva Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks, st õiguspärastel eesmärkidel, ning neid ei töödelda hiljem viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus, v.a isikuandmete töötlemine avalikes huvides toimuva arhiveerimise, teadus- või ajaloouuringute või statistilisel eesmärgil.

Töötleme isikuandmeid vastava ülesande täitmiseks vajalikus minimaalses ulatuses.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi dokument) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette (nt raamatupidamise korraldamisel või elu, tervise, vara, õiguste ja vabaduste kaitseks jm).

Kui isikuandmeid ei ole saadud isikult endalt või kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus Teilt isikuandmete töötlemiseks saama kirjaliku nõusoleku. See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.

Sõltuvalt andmete töötlemise eesmärgist töötleb vallavalitsus ka eriliiki isikuandmeid. Eriliiki isikuandmed on rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumine, biomeetrilised andmed, terviseandmed või andmed seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta. Eriliiki isikuandmeid töötlevad ja neile juurdepääsu saavad vaid need vallavalitsuse teenistujad, kelle teenistuskohustused vastava ülesande täitmist ette näevad.

Eriliiki isikuandmeid töötleme vaid siis, kui see on rangelt vajalik, ning töötlemise lubatavus on sätestatud õigusaktis või on vajalik andmesubjekti või teise füüsilise isiku eluliste huvide kaitseks, samuti juhul kui andmesubjekt on ise isikuandmeid ilmselgelt ise avalikustanud.

Isikuandmeid kasutatakse adressaadile mistahes dokumendi, sh haldusakti, koostamiseks ja edastamiseks või adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastikuregistrist.

Vallavalitsuse tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris Delta ning avalikustatakse Järva valla kodulehel avaliku dokumendiregistri kaudu. Teatud juhtudel on isikutel võimalus vallavalitsuse poole pöörduda ka Järva valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (SPOKU) kaudu, mille andmed kanduvad üle dokumendihaldussüsteemi Delta.

Haldusmenetluse seadusest tulenevalt telefoni teel või ametiasutuses suulisel pöördumisel Teie pöördumine protokollitakse ja registreeritakse sarnaselt kirjalikule pöördumisele. Vallavalitsus telefonikõnesid ei salvesta.

Dokumendiregistrisse kantakse dokumendi saatja/saaja nimi ning kontaktandmed, millele kehtestatakse juurdepääsupiirang. Dokumente menetletakse lähtuvalt nende sisust vallavalitsuse teabehalduse korras sätestatud protsessiskeemide kohaselt.

Isikuandmeid sisaldavad dokumente avalikkusele kättesaadavaks ei tehta, v.a seaduses sätestatud juhtudel.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

Turvakaalutlustel on paigaldatud turvakaamerad Järva Vallavalitsuse Järva-Jaani, Koigi ja Koeru teeninduskeskustes ja ümbruses, Koigi võimla ja keskkonnajaama ning Järva-Jaani Keskväljaku ja pakendikonteinerite (Lai 22) videovalveks. Turvakaamerate asukohtades on välja pandud teavitussildid kaamerate olemasolu kohta.

Turvakaamerate salvestisi ei avaldata üldsusele ega edastata kolmandatele isikutele. Vajaduse korral tohib neid kasutada uurimisasutus uurimistoimingute läbiviimiseks.

Järva valla veebilehe või Facebooki külastamisel me ei kogu ega säilita külastaja andmeid.

 

2. Kolmandatele isikutele, sealhulgas teisele asutusele, isikuandmete edastamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Vallavalitsus ei väljasta ega edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele, välja arvatud, kui selline kohustus tuleb õigusaktist, see on vajalik taotluse lahendamiseks või isik on andnud selleks nõusoleku.

Eeltoodust tulenevalt ja hoolimata isikuandmeid sisaldavale dokumendile seatud juurdepääsupiirangust väljastab vallavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Dokumente, mis sisaldavad isikuandmeid, edastatakse kolmandatele isikutele sidekanalite või väliste mäluseadmete kasutamisel krüpteeritult.

Kui vallavalitsusele on saabunud isiku kiri, selgitustaotlus, märgukiri või teabenõue, millele vastamine ei kuulu vallavalitsuse pädevusse, edastatakse pöördumine pädevale asutusele ning edastamisest teavitatakse isikut kirjalikult.

Kui dokumendiga, mis on vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras, analüüsib vallavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis saaja või saatja isikuandmed (elukoha- või e-posti aadress, telefoninumber jms). Vallavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Lähtuvalt töölepingu seadusest ja avaliku teenistuse seadusest ning vallavalitsuse töökorraldusreeglitest on vallavalitsuse teenistujatel kohustus hoida saladuses talle seoses tööga teatavaks saanud asjaolusid, eelkõige hoidma vallavalitsusesiseseks kasutamiseks mõeldud informatsiooni. Järva Vallavolikogu liige peab oma tegevuses juhinduma seadusest valla või linna õigusaktidest ning valla- või linnaelanike vajadustest ja huvidest. Järva valla põhimäärus sätestab volikogu komisjoni liikme kohustuse hoidma saladuses talle seoses komisjoni tööga teatavaks saanud teabe, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud.

Kui omavalitsusorgan (volikogu või valitsus) või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta.

Eriseadustest tulenevalt on vallavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Vallavalitsus avaldab andmed teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik.

Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

  • kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

 

3. Isiku andmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

Kõik isikutelt saadud või neile saadetavad dokumendid registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris Delta, millele on avalik juurdepääs valla veebilehelt http://delta.andmevara.ee/jarva_vald/.

Avaliku teabe seadusest lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse dokumendi saatja ja saaja kohta eelkõige nimi ja saabumise/saatmise aadress, samuti muud nõutud andmed.

Dokumendiregistri avalikust vaatest ei ole võimalik tuvastada dokumendi saatnud eraisikut, kuna seal ei kajastata isiku nime, nähtav on vaid isiku nime initsiaalid.

Muu dokumendis märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35.

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab dokument selle saatja või saaja elukohaandmeid või e-posti aadressi ja/või muid isikuandmeid ning neid ei tehta avalikkusele kättesaadavaks.

Vallavalitsuses loodud dokumendile, sh Järva Vallavolikogu või -valitsuse haldusaktile, mis sisaldab isikuandmeid (sh eriliiki isikuandmeid) seatakse juurdepääsupiirang dokumendi registreerimisel dokumendiregistris.

Andmekogudes, mille pidaja on vallavalitsus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus tuleneb seadusest.

Eesti Vabariigi ametlikus võrguväljaandes Ametlikud Teadaanded teeme avalikult teatavaks isikuandmed, mille avalikustamise kohustus tuleneb seadusest või Vabariigi Valitsuse või ministri määrusest. Nimekiri avaldatavatest teadaannetest, avaldamise õiguslikest alustest ja sisust on avaldatud Ametlike Teadaannete veebilehel.

 

4. Isiku poolt enda andmetega tutvumise õigus ja kord

Isikul on õigus teada, kas tema andmeid töödeldakse ning kui töödeldakse, siis mis on töötlemise eesmärk, millist liiki andmeid töödeldakse, millistele isikutele või asutustele on tema andmeid edastatud, milline on andmete säilitamise aeg ja millised on tema õigused. Isikul on ka õigus saada oma isikuandmetest väljavõte, v.a juhul, kui see võib:

  • kahjustada teiste isikute õigusi või vabadusi, sh eraelu puutumatust;
  • kahjustada avaliku korra kaitset või riigi julgeolekut;
  • takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuse täideviimist.

Enda andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

  • pöörduda suulise järelepärimisega vallavalitsuse kohapeal vallasekretäri, vallasekretäri abi, sekretäri või teenistuja poole;
  • esitada kirjalik taotlus (Pikk 56, Järva-Jaani alev, Järva vald, suunakood 73301 Järvamaa või e-post: info@jarva.ee);
  • taotleda teabenõude korras isikuandmetega dokumentide väljastamist;
  • tutvuda isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsuse teeninduskeskuses või -punktis vastava teenistuja juures kohapeal.

Riiklikesse andmekogudesse esitatud andmetega on igal isikul võimalik tutvuda (sisse logides) riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (Andmejälgija) kaudu.

Surnud isiku andmeid ja temaga seotud dokumente on õigus taotleda pärijal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, mistõttu telefoni teel me isikuandmeid ei väljasta.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib vallavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Andmed Teie isikuandmete töötlemise kohta edastame viivituseta, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist.

Teil on õigus esitada mõjuva põhjuse olemasolul vastuväiteid oma andmete kasutamiseks avalikes huvides oleva ülesande täitmisel ning nõuda oma isikuandmete parandamist või täiendamist, kui need ei ole täpsed ning kui ebatäpsusel võib olla mõju Teie elule. Samuti on Teil õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui Te ei soovi enam nende töötlemist ja leiate, et vallavalitsusel puudub õigustatud põhjus nende kasutamiseks või säilitamiseks ja kui töötlemine on olnud ebaseaduslik.

Kuna vastuväite saamisel või isikuandmete parandamiseks, täiendamiseks või kustutamiseks peame veenduma, et oma õigusi soovib realiseerida selleks õigustatud isik, soovitame Teil esitada vastav taotlus vallavalitsusele (e-post info@jarva.ee või postiaadress Pikk 56, Järva-Jaani alev, Järva vald, 73301 Järva maakond). Taotlus tuleb allkirjastada ning kui see esitatakse paberkandjal tuleb isiku tuvastamiseks lisada taotlusele koopia isikut tõendavast dokumendist.

Taotlusesse tuleb märkida täpne selgitus, milliste isikuandmete kasutamisele vastuväiteid esitate ning põhjendusi miks te arvate, et andmete töötlemine rikub teie õiguseid või milliseid andmeid arvate olevat ebaõiged või mittetäielikud või milliseid isikuandmeid soovite kustutada.

Paranduse või täienduse taotlusele tuleb lisada nende aluseks olev teave (nt dokument, nimevahetuse otsus vms), kui see on olemas. Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

Õigus isikuandmete kustutamisele ei kehti selliste andmete puhul, mida töödeldakse õigusakti alusel või lepingu täitmiseks ning isikuandmete töötlemise eesmärk ei ole ära langenud, sealhulgas ei ole saabunud kogutud andmete säilitamise lõpptähtaeg.

Vastame taotlusele viivituseta, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist. Vastuse edastame taotlejale taotluses märgitud viisil.

Kui isik leiab, et tema õigusi on põhjendamatult piiratud või rikutud, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole või kohtusse.